Hur går det till att skapa engagerande digitala möten?

Digitala möten är egentligen inget nytt men när Corona-pandemin slog till tvingades många arbetsplatser att ställa om till digitalt arbete på en helt nytt sätt. I denna nya situation startades Västeråsföretaget DigEvents för att hjälpa företag med att ordna digitala möten som kan vara lika engagerade och givande som fysiska möten.

– Under våren har många företag tvingats göra digitala möten lite på en höft. Nu tror jag allt fler kommer söka expertis för att bygga upp ett mer professionellt arbetssätt när det gäller digitala möten. Företagen behöver stöd i att skapa digitala strategier för social inkludering och lära sig hur det går att bli mer närvarande och personlig som ledare och organisation i en digital värld, säger Veronika Luxemburg, grundare av företaget DigEvents.

Behov att få hjälp

Det var när Veronika arbetade på sitt andra företag CQX som hon såg att behovet att få hjälp med omställningen fanns.

– Jag mötte flera organisationer som hade behov av hjälp att ställa om digitalt. För mig kändes det som vardagsmat och jag insåg att jag hade mycket att erbjuda här. Det började med pro bono-hjälp till några verksamheter som behövde ställa om till digitalt i våras och utvecklades sedan fort till företaget DigEvents.

Vad är det då DigEvents kan erbjuda?
– Företagsidén är att människor ska kunna mötas på bästa digitala sätt. Vi vill göra det så lätt som möjligt för alla att vara med på digitaliseringsresan och hjälpa både arrangörer och deltagare över den tröskeln. Vi förvandlar möten och event till digitala upplevelser som inte bara ersätter utan har ambitionen att överträffa det fysiska mötet! Den största förändringen i att ställa om till digital teknik handlar inte om själva tekniken i sig, utan om människans förmåga till förändring och
anpassning.

Verksamhet med flera ben

DigEvents verksamhet har flera ben. De arrangerar allt från årsmöten, konferenser, mässor och webinarier till mer inofficiella tillställningar som kick off, after work eller mingelträffar.

– Vi hjälper även företag att utveckla digitala strategier genom kurser och utbildningar i vad som behövs för att de i framtiden ska kunna arrangera sina digitala event själva. Jag har själv länge jobbat med både grupp- och ledarskapsutveckling. Därför hjälper jag även till med övergripande strategier för hur kundutveckling, ledarskapscoaching och grupputveckling kan gå till i ett digitalt landskap. Dessutom kan vi bistå med grafisk design, videoproduktion och till exempel interaktiv 3D-modellering. I digitala möten så tar det visuella allt större plats, berättar
Veronika.

Viktigt med interaktivitet

Hon betonar vidare vikten av att digitala event interagerar med deltagarna.
– Interaktivitet händer inte om du inte designar eventet för att det ska hända. En tumregel är att aktivera deltagarna minst var fjärde minut. Bjud in till samtal, skapa energi i chatten, omröstningar, mingelrum med mera. Det är viktigt att få deltagare att nätverka med varandra, vilket kan ske med hjälp av till exempel appar.

En annan mötesform som DigEvents kan hjälpa till med är semidigitala event.
– Det handlar om att väva in det fysiska i det digitala. Exempelvis att några deltagare träffas fysiskt under eventet eller att det finns några fysiska delmoment i ett digitalt event. Det kan även innebära att det i förväg skickas ut paket med tillbehör till eventet, så som en testprodukt eller att alla äter en gemensam måltid. Ett annat sätt är att skapa interaktivitet med element av virtuell eller augmented reality (VR/AR), säger Veronika.

Ett stort digitalt femtioårskalas

Under våren arrangerade de ett digitalt företagsevent som blev extra lyckat.

– Västeråsbaserade FVB har kontor världen runt och hade planerat en utlandsresa för hundrafemtio medarbetare för att fira att de fyllde femtio år. Då resan blev inställd på grund av pandemin så hjälpte vi dem att ställa om till ett intimt men ändå stort digitalt femtioårskalas. Det blev hemliga gäster, tävlingar, ståuppkomiker, videor, tillhörande tidsresor, kundintervjuer, underhållning, hemskickad skumpa och mingel såklart! Annat vi arrangerat i år är bland annat en global medicinsk konferens och ett politiskt partis distriktskongress, berättar Veronika.

Hur lyckas man med digitala event?

– Var kreativ och tänk inte att du ska ha samma upplägg som du skulle haft fysiskt i en digital miljö. Möjligheterna är ju enorma! Några små saker att tänka på till de många digitala möten vi har i vardagen är vikten av bild, ljus och ljud. Rikta en lampa mot ansiktet och se till att kameran inte sitter för lågt så att intrycket blir att du tittar ner på mötesdeltagarna. Det skapar en negativ känsla, påpekar Veronika.

DigEvent huserar i B26 kontorslokaler i Västerås. Hon ser stora möjligheter till spännande samarbeten i regionen för att skapa bättre digitala möten.

– Det finns ju en otroligt hög kompetens vad gäller teknik och innovation här med många globala företag. Jag är väldigt stolt över den fina samverkan som finns och min ambition är att regionen ska bli bäst i världen på digital mötesteknik! Vi borde utvärdera vad vi i regionen har för kompetenser inom digital mötesteknik och hur kan vi utveckla det vidare tillsammans, kanske med VR och AR, säger Veronika Luxemburg på DigEvents avslutningsvis.